Inleiding

De meeste verenigingen zullen hun uiterste best doen om aan de (reële) wensen en verwachtingen van leden te voldoen. Ook bij HVS streven we dit na en we zijn ervan overtuigd dat alle kaderleden (vrijwilligers) zich daarvoor zullen blijven inzetten. Toch kan het voorkomen dar er zaken niet niet helemaal goed lopen in de ogen van de leden. In dat geval moeten leden kunnen aangeven dat bepaalde zaken beter of anders kunnen.

Als bestuur zien wij dit als een mogelijkheid om bepaalde zaken te (blijven) verbeteren. Alleen op deze manier zal het uiten van een klacht bijdragen tot het verbeteren van de kwaliteit van de vereniging.

Natuurlijk zijn er grote verschillen tussen leden wat betreft het geven van hun mening. Sommige leden lijken er een hobby van te maken om over alles te klagen terwijl andere leden eigenlijk veel te lang hun mening voor zich houden. Hoe dan ook, elke ‘klacht’ nemen wij serieus. Ook kleine uitingen van onvrede nemen wij serieus. Doordat we daar snel op inspringen, kunnen verdere problemen of klachten voorkomen worden en zal dit meewerken aan een grotere tevredenheid onder leden en ouders.

We spreken hier van een ‘klacht’. Dat klinkt erg zwaar, maar dat hoeft niet altijd het geval te zijn. Een korte zijdelingse opmerking die in feite commentaar geeft op iets wat binnen de vereniging gebeurt, beschouwen wij als een ‘klacht’ te zien en zullen we dus behandelen.

Klachten voorkomen

We kunnen veel klachten voorkomen door te luisteren naar de mening van alle leden. Door wensen en verwachtingen van leden te bevragen en activiteiten te evalueren onder leden, merken leden dat hun mening gewaardeerd wordt. Door vervolgens met deze resultaten iets te doen ( ofwel door te beantwoorden aan hun wensen, ofwel door uit te spreken waarom HVS het anders denkt te moeten doen ) worden leden gestimuleerd om mee te denken. Leden die gevraagd worden om mee te denken zullen minder snel hun beklag komen doen, ze zullen eerder met positieve voorstellen tot verbetering komen.

Door het serieus nemen van klachten voorkomen we ergere klachten. Hoewel we als HVS natuurlijk het liefst klachten willen voorkomen, zullen we wel duidelijk moeten laten merken dat de gehele vereniging open staat voor klachten. We proberen klachten te voorkomen door goed te handelen en in te spelen op de wensen van leden en leden, maar mochten er toch problemen zijn, dan horen we dat graag. We staan open voor klachten door te luisteren en deze vervolgens goed af te werken.

Klacht indienen

Op het moment dat iemand ongenoegen uit over de gang van zaken bij de vereniging of over mensen die bij de vereniging betrokken zijn, dan kan dat als een klacht beschouwd worden. Als bestuur willen we dat de klachtenafhandeling zo dicht mogelijk wordt gehouden bij degenen die er direct mee te maken hebben. Het is dus het meest ideaal om direct te klagen bij degene op wie de klacht betrekking heeft, of die er het dichtst bij staat. Kom je er samen toch niet uit dan kun je gezamenlijk de klacht voorleggen aan een hoger kaderlid.

Heb je bijvoorbeeld een klacht met betrekking tot een coach of trainer en kom je er samen niet uit, betrek dan de betreffende lijncoördinator hierbij. Heb je een klacht met betrekking tot een lijncoördinator en je komt er samen niet uit betrek dan de voorzitter van de TC hierbij. Heb je een klacht over een activiteit bespreek dit met de activiteitencommissie. Kom je er hier niet mee uit, betrek dan het verantwoordelijke bestuurslid erbij.

Het kan altijd gebeuren dat je ondanks diverse gesprekken je niet het gevoel hebt dat er goed naar je klacht geluisterd wordt. Er is dan nog de mogelijkheid door een klacht in te dienen bij het bestuur. Dit dient te gebeuren via het secretariaat (per e-mail [email protected] of per post Postbus 429, 3200 AK Spijkenisse). Beschrijf hierin duidelijk wat jouw klacht is en welke oplossing jijzelf voor ogen hebt.

Elke klacht heeft een eigen karakter en verdient dus ook een geheel eigen aanpak. Sommige klachten zullen voor advies worden doorgestuurd naar de commissie Sportiviteit en Respect voor een onafhankelijk oordeel, andere klachten zullen door het bestuur zelf worden afgehandeld. De secretaris heeft hierin een coördinerende rol.

Beleid Grensoverschrijdend Gedrag

HVS accepteert geen grens overschrijdend gedrag. Grensoverschrijdend gedrag dient altijd gemeld te worden, waarbij iedereen een meldverantwoordelijkheid heeft. Dat houdt in dat als er een vermoeden is van seksuele intimidatie of seksueel misbruik, er melding aan het bestuur moet worden gedaan tenzij dit niet verwacht kan worden van iemand.

Ben je zelf slachtoffer van grensoverschrijdend gedrag binnen de vereniging, dan adviseren we je contact op te nemen met één van onze twee vertrouwenspersonen (Michael Westdijk; [email protected] of Nicolette van Drunen [email protected]). Zij kunnen jou ondersteunen en kunnen ook terugvallen op de vertrouwenspersonen van de KNHB.

De KNHB heeft eenReglement Ongewenst Gedrag, onderstaande is een onderdeel hiervan.

Zodra iemand uit het bestuur van een vereniging of bond vermoedens heeft van een situatie waarin sprake is/is geweest van seksuele intimidatie of seksueel misbruik, is hij of zij verplicht dit bij de bond te melden. Wanneer begeleiders iets weten, zijn zij verplicht dit te melden bij het bestuur van de vereniging.